【成本失控常見情景】

情況1：

張總的工程公司以前一直用財(cái)務(wù)OA軟件處理合同及各項(xiàng)審批，但OA軟件不能自動匯總計(jì)算。近年項(xiàng)目增多后，他需要每天處理40多條合同和30-40個(gè)付款審批，處理一條審批至少需要20分鐘，因?yàn)闀r(shí)間緊張沒辦法核對每一條審批流程的金額，有時(shí)候沒核對金額就直接通過了。

有一次某項(xiàng)目預(yù)算只有1000噸的鋼筋，但在合同簽訂過程中未核對合同額與預(yù)算的進(jìn)度比，結(jié)果簽了2000噸的合同，公司因此承擔(dān)了幾十萬元合同違約金。

情況2：

項(xiàng)目采購到貨單一周平均到20張以上，采購員每天忙于材料詢價(jià)下單，每半個(gè)月一次甚至一個(gè)月才能統(tǒng)計(jì)出當(dāng)月的結(jié)算單。

結(jié)算延遲導(dǎo)致有一個(gè)項(xiàng)目原本收入合同額簽了2000萬，項(xiàng)目結(jié)束3個(gè)月后，采購才完成項(xiàng)目上全部材料的統(tǒng)計(jì)結(jié)算，才發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目上的材料使用50%以上都超出了預(yù)算數(shù)量，統(tǒng)計(jì)材料成本多出預(yù)算240多萬，占合同額12%！

老板張總說：“以往的項(xiàng)目合同、結(jié)算、付款等業(yè)務(wù)的審批，需要耗費(fèi)大量的精力獲取歷史數(shù)據(jù)，基本都是盲批，因?yàn)橄肟纯床坏剑吹搅艘不静粶?zhǔn)，沒辦法嚴(yán)格審批。但現(xiàn)在項(xiàng)目增多所帶來的審批事項(xiàng)增加，必須要通過一個(gè)專業(yè)的項(xiàng)目管理平臺，對歷往業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)及時(shí)匯總核算，以實(shí)現(xiàn)降本增效的目的”。

以上導(dǎo)致成本超支的場景是不是很常見？那么，工程項(xiàng)目究竟如何才能有效管控成本，避免資金風(fēng)險(xiǎn)呢？

一、前期的預(yù)控

1、明確崗位職責(zé)，避免扯皮

將成本責(zé)任目標(biāo)落實(shí)到每個(gè)部門乃至具體的個(gè)人，通過制定各部門和各管理崗位的職責(zé)，使每個(gè)人明確自己業(yè)務(wù)工作范圍和成本控制范圍，避免出現(xiàn)問題后互相扯皮。

2、規(guī)范管理流程，制定行之有效的運(yùn)行程序

粗放、混亂的管理模式下，很多人容易不按既定流程辦事，極易出現(xiàn)問題，且事后很難追責(zé)。因此，企業(yè)必須制定一套行之有效的管理流程，并且使之制度化、規(guī)范化，用以指導(dǎo)企業(yè)成本管理工作的有效開展，包括施工項(xiàng)目成本管理辦法、實(shí)施細(xì)則、工作手冊、管理流程、管理工具及傳遞方式等。

二、過程中的管控成本

控制的核心在于項(xiàng)目過程中的把控。只有在過程中進(jìn)行及時(shí)的成本跟蹤，實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目經(jīng)營數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問題才能及時(shí)糾偏，達(dá)到事中管理的目的。

但你會發(fā)現(xiàn)依賴傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式，無法做到對成本數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，許多問題解決起來依然費(fèi)時(shí)費(fèi)力。近年來很多施工企業(yè)開始引進(jìn)信息化工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，事實(shí)上，借鑒新的信息化管理模式，成本管理問題就要簡單許多。

運(yùn)用數(shù)字化工具進(jìn)行目標(biāo)成本管控

運(yùn)用專業(yè)的信息化工具能夠助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，完成內(nèi)部數(shù)據(jù)互通，提高各部門的溝通協(xié)同效率。

信息化項(xiàng)目管理系統(tǒng)能夠?qū)?xiàng)目的成本采取事前預(yù)警，事中干預(yù)，事后總結(jié)的方式進(jìn)行全程動態(tài)管理，系統(tǒng)具有自動匯算的能力，能夠讓管理層隨時(shí)掌握項(xiàng)目經(jīng)營數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)提供決策支撐，真正將管理由粗放式轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理，有效幫助企業(yè)提升管理效率，實(shí)現(xiàn)降本增收。

紅圈工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)-覆蓋工程項(xiàng)目的全生命周期

紅圈-實(shí)時(shí)查看所有項(xiàng)目的收支數(shù)據(jù)

紅圈-項(xiàng)目現(xiàn)金流數(shù)據(jù)分析

材料成本管理：在紅圈系統(tǒng)中錄入材料預(yù)算，施工過程中，可通過軟件及時(shí)上報(bào)當(dāng)天實(shí)際材料成本，材料的采購與提料數(shù)據(jù)清晰可見，避免核算不清。材料的實(shí)際成本出現(xiàn)超出預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，系統(tǒng)能夠觸發(fā)預(yù)警提醒。管理層可以結(jié)合預(yù)警機(jī)制及時(shí)發(fā)現(xiàn)材料過程超量情況，讓材料數(shù)量可控制，節(jié)約材料浪費(fèi)，減少材料成本。真正實(shí)現(xiàn)事前把控材料成本，過程中控制材料成本。

機(jī)械成本管理：施工過程中，通過系統(tǒng)可上報(bào)當(dāng)天實(shí)際產(chǎn)值與實(shí)際成本。系統(tǒng)會自動按天、項(xiàng)目、機(jī)械數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。管理層可清晰了解項(xiàng)目上每臺機(jī)械實(shí)時(shí)的產(chǎn)值和成本以及各種關(guān)鍵指標(biāo)和明細(xì)，從而對每臺機(jī)械的產(chǎn)值和成本進(jìn)行對比，做到心里有數(shù)，發(fā)現(xiàn)管理漏洞及時(shí)節(jié)約成本。

勞務(wù)成本管理：相關(guān)負(fù)責(zé)人可在系統(tǒng)中錄入勞務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)。施工過程中，通過軟件及時(shí)上報(bào)實(shí)際勞務(wù)成本，將預(yù)算和實(shí)際成本進(jìn)行對比，發(fā)生超出預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，系統(tǒng)可以自動觸發(fā)預(yù)警提醒。管理層可以通過紅圈軟件實(shí)時(shí)了解單項(xiàng)目的實(shí)際勞務(wù)成本，各項(xiàng)支出明細(xì)可查，為結(jié)算提供依據(jù)。

綜上，工程企業(yè)只有實(shí)現(xiàn)了對成本的有效控制，才能達(dá)到降本增效的目的，而信息化系統(tǒng)是管理過程中的有效助手，能夠在短時(shí)間內(nèi)快速有效提升管理效率，從而幫助企業(yè)在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。

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